Ce processus nécessitait 45 jours ouvrés. Avec la croissance soutenue de l'entreprise, notamment la croissance externe qui nécessite l'intégration d'un nombre importants de références, le service en charge de la création des codes articles ne parvenaient plus à faire face. De plus, les demandes de codes parvenaient au siège par fax et étaient transmises par navette interne dans les services pour validation avant création d'où une « perte » de certaines demandes de création.

Ceva a donc recherché une solution de type workflow pour automatiser le processus, de fiabiliser les flux papier et responsabiliser les acteurs du flux. Ceva a confié à Axemble la modélisation de ce processus stratégique découper en 2 flux interdépendants. Un premier processus concerne la demande de création de code article qui en 15 étapes permet de traiter le bien fondé d'une demande. Un second processus concerne la création du code article : lié - ou non - au processus de demande de code, il va agréger toutes les autorisations et informations nécessaires à la création qui seront déversées en automatique dans l'ERP (JDEdwards Oracle). Au total plus de 100 personnes interviennent potentiellement sur ces 2 processus.

Utilisé par toutes les filiales à travers le monde, le processus a permis de réduire de 30% les délais de création et de les ramener de 45 à 30 jours. Ceva dispose désormais d'une traçabilité parfaite de ses demandes et créations de code. Les informations remontées dans l'ERP ont gagné également en fiabilité et les pertes de documents liés aux demandes de codes ont également été supprimées. Le service en charge du reporting sait absorber et traiter les demandes de codes qui peuvent s'élever à plus de 300 par mois. Depuis, de nouveaux processus ont été, ou sont en cours d'implémentation : la gestion documentaire des bonnes pratiques de fabrication, les demandes d'investissements, la gestion des risques sur les stocks.

« VDoc nous a permis à la fois de fiabiliser un processus complexe et plus que stratégique pour notre entreprise, en réduisant les délais de traitements de 30% tout en assurant, sans modification de structure, une montée en charge importante. C'est un vecteur important d'amélioration de la qualité de notre activité qui nous amène aujourd'hui à automatiser de nouveau workflow. Incontestablement l'outil a su être pris en main par les utilisateurs que nous ne voyons jamais» commente Vincent Brillot, DSI de Ceva Santé Animale.

À propos d'Axemble

Editeur de la suite VDoc, Axemble bénéficie d'une expertise inégalée dans le développement de solutions intra / extranet. VDoc est en effet la première suite collaborative abordable, prête à l'emploi et facile d'utilisation. De la gestion documentaire à la création d'espaces collaboratifs, la suite VDoc ouvre la voie à une nouvelle ère d'applications orientées processus métiers. Avec un effectif de 140 collaborateurs, un C.A. 2003 de 19,2 millions d'Euros et une base installée de plus de 400.000 utilisateurs VDoc, le Groupe Axemble relève le défi de l'entreprise communicante. Plus d'information sur le site :