Lefebvre Software intègre Invoices, l’outil de dématérialisation de factures de ReadSoft à Iris Fina

Dématérialisation de factures : Lefebvre Software intègre Invoices, l’outil de dématérialisation de factures de ReadSoft à Iris Finance

Jeudi 13 Octobre 2005 – Communiqué de presse – 30% des entreprises envisage aujourdhui la dématérialisation comme action prioritaire selon une enquête réalisée auprès dun échantillon représentatif des clients de Lefebvre Software. Les gains potentiels sont énormes, en effet, pour le seul volet facturation, le coût du traitement manuel unitaire de chaque facture – tri, enregistrement, contrôle et archivage- est estimé à 14 euros, pour un délai moyen de 12 jours. Dès lors, il devient évident que la dématérialisation constitue un véritable levier d’économie et damélioration de la productivité.

« Ce constat nous lavons vérifié auprès de notre base installée» déclare Michel Andrieu responsable de la stratégie de partenariats “Iris Business Partners” chez Lefebvre Software et dajouter «cest pour répondre aux attentes de nos clients que nous avons recherché une solution rapidement opérationnelle et nous sommes heureux de pouvoir intégrer aujourdhui la solution Invoices de la société ReadSoft». « Nous avons été mis en concurrence avec dautres », se souvient Jérôme Nicolet, Directeur Général France pour ReadSoft. « Tests et benchmarks poussés dans le détail et analyse de faisabilité de lintégration entre notre produit et Iris Finance nous ont permis de nous démarquer. De notre côté nous avons été séduits par limage de sérieux et de fiabilité de Lefebvre Software, qui nous a paru un partenaire digne de confiance. »

Automatisation de tout le cycle de traitement des factures : de la réception à lintégration en comptabilité

Laccord entre les deux partenaires prévoit la commercialisation par Lefebvre Software, sous le label Iris Business Partners, du produit de dématérialisation de factures ReadSoft DOCUMENTS for Invoices dont lintégration technique à Iris Finance s’est achevée cet été. Loffre est présentée sous la forme dun package comprenant la mise en oeuvre de la version standard dInvoices, la formation des utilisateurs et lintégration, le cas échéant, à la solution Iris Finance/> existante chez le client.

Les services sont assurés par les consultants de Lefebvre Software, avec le soutien de lexpertise ReadSoft si nécessaire.

Chez les clients, la chaîne de traitement des factures entrantes, désormais automatisée grâce à Invoices, est très simple : à réception, la facture papier, quel que soit le type de caractère utilisé à sa création, est scannée par un collaborateur. Les autres supports (Formulaires Web, pièces jointes à un email au format TIFF ou PDF, télécopies) sont automatiquement réceptionnés par Invoices. Une fois au format électronique, les factures sont analysées et les différents champs identifiés. ReadSoft DOCUMENTS for Invoices envoie ensuite les données au format XML à Iris Finance qui les intégre et prendra en charge le rapprochement avec les données fournisseurs et les commandes. Seules les factures présentant une anomalie font lobjet dune intervention manuelle, pour leur correction.

Les factures validées peuvent ensuite suivre un circuit automatisé dapprobation (qui sappuie directement sur le moteur de workflow dIris Finance) avec circulation de limage de la facture sur les postes de travail des personnes habilitées. Ce circuit paramétrable prend bien évidemment en compte les procédures en vigueur dans lentreprise. Une fois validée par les différents intervenants, de façon électronique, la facture entrante est automatiquement archivée dans la base de données et intégrée en comptabilité, au niveau dIris Finance.

Une réduction de 2/3 des coûts et des temps de traitement des factures entrantes

Côté sécurité et confidentialité : ReadSoft DOCUMENTS for Invoices gère les habilitations des utilisateurs, leur donnant accès à des portefeuilles précis de fournisseurs, et assure la protection des factures sensibles.

Nombreux sont les bénéfices de cette dématérialisation. Tout dabord, elle supprime tous les points de dysfonctionnement de la procédure manuelle : erreurs de saisie, risque de pertes dans la circulation du papier proportionnel à la multiplicité des acteurs, lenteur des relances manuelles, processus hétérogènes de traitement entre services, absence totale de traçabilité

En sus, parce quelle industrialise et homogénéise la procédure de traitement, elle réduit considérablement les coûts liés aux frais administratifs et aux ressources humaines. « Chez nos clients, nous observons une réduction de 2/3 du coût unitaire et de 2/3 également du temps passé par facture », précise Jérôme Nicolet.

Beaucoup plus disponibles, les services comptables peuvent se consacrer à des tâches à réelle valeur ajoutée. Ils gagnent également du temps au niveau des arrêtés comptables, puisque les factures sont recensées de façon exhaustive, avec des chiffres justes. Industrialisation du processus, fiabilité, traçabilité du cycle de vie, délais de traitement plus courts et accessibilité en temps réel du contenu des factures contribuent directement à améliorer les relations avec les fournisseurs et la gestion de leurs encours. Et Michel Andrieu de préciser : « lintégration ReadSoft DOCUMENTS for Invoices-Iris Finance permet danalyser les données concernant les factures : lentreprise dispose donc dune visibilité plus pertinente sur chaque fournisseur qui peut laider à prendre des décisions avisées au moment de définir ses politiques dachat ».

« Tous ces gains permettent un retour sur investissement de lordre dun an », conclut Jérôme Nicolet.

A propos de Lefebvre Software

Editeur et intégrateur de solutions logicielles d’Entreprise, Lefebvre Software propose une gamme de produits et services se déclinant sous la forme dun catalogue complet de progiciels intégrés et intégrables appelés « Iris ». Sa vocation est dapporter plus-value et innovation aux systèmes informatiques de gestion comptable et financière, de paie et de gestion des ressources humaines des entreprises. Son ambition se décline autour des solutions Iris finance et Iris personnel prioritairement et peut saccompagner des solutions métiers Iris commerce et Iris production pour apporter une réponse globale aux besoins des clients.

Pour intégrer cette offre, Lefebvre Software sappuie sur une double expertise, acquise au cours de ses quinze ans d’existence : une parfaite connaissance de la gestion de lentreprise et une intégration maîtrisée des nouvelles technologies de linformation (Intranet/Internet, e-commerce, architecture réseaux, business intelligence…).

Plus de 1.500 clients français et internationaux, répartis dans 30 pays, ont d’ores et déjà fait confiance à Lefebvre Software.

Les solutions Iris bénéficient désormais dune Interface Utilisateurs « intelligente » permettant de manipuler de nombreuses informations, et de générer des composants graphiques. Celle-ci se fond dans lenvironnement bureautique des utilisateurs pour échanger et partager aisément linformation. Navigation simplifiée, export XML, accès par liens URL, souplesse dutilisation, autonomie et liberté de personnalisation de lenvironnement de travail, sont autant datouts des nouvelles solutions Iris.

A propos de ReadSoft

ReadSoft est léditeur de logiciels leader sur le marché de lAutomatisation des Documents. La vision de ReadSoft est de libérer partout les entreprises du traitement manuel des documents. Côté à la Bourse/> de Stockholm depuis 1999, ReadSoft compte aujourdhui plus de 3 500 clients et dispose de filiales dans 11 pays. Dans chaque pays, les équipes Professional Services déploient les solutions chez les clients et assurent le support dans la langue locale. Créée en 1997, la filiale française compte aujourdhui près de deux cents clients.

A propos du logiciel ReadSoft DOCUMENTS for Invoices

ReadSoft DOCUMENTS for INVOICES numérise et interprète tout type de factures fournisseurs, quelles soient en format papier ou délivrées par fax, email ou Internet. Le processus d’auto-apprentissage unique d’INVOICES évite la phase fastidieuse et longue de définition de zones à lire par modèle, fournisseur par fournisseur. Ce processus breveté permet de réduire au minimum l’intervention humaine et d’améliorer considérablement la productivité.

Pour en savoir plus : http://www.lefebvre-software.com et http://www.ReadSoft.fr

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